Siikalatvan kunnan taloushallinnossa valmistaudutaan pikku hiljaa paperittomaan toimintatapaan.
– Tällainen iso muutos kannattaa tehdä vuoden vaihteessa. Siirrytään vuoden 2018 alusta kokonaan Kuntien Hetapalvelut Oy:n asiakkaiksi, kertoo hallinto- ja talousjohtaja Seija Mäenpää.
Jo kuluvan vuoden aikana Siikalatvan kunnalla on mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen ostolaskujen kierrätys.
Hetaan siirtyy palkanlaskenta, kirjanpito ja konsernitilinpäätösten tekeminen. Kuntalaisille palvelun tuotantotavan muuttuminen ei näy muutoin kuin niin, että jatkossa kuntaan voi toimittaa ostolaskut verkkolaskuina.
Kun laskut liikkuvat molemmin puolin sähköisinä, säästyy rahaa niin kirjekuorien kuin postimerkkien hankinnasta, puhumattakaan postitustyöstä. Mikäli ostolasku toimitetaan paperisena, skannataan lasku operaattorin toimesta sähköiseen järjestelmään.
Kunnan työntekijöiden rutiineihin sähköiseen asiointiin siirtyminen vaikuttaa niin, että jatkossa työntekijä anoo esimerkiksi vuosiloman esimieheltään sähköisen järjestelmän kautta.
Historiaan jää myös palkkakirjeiden postitus, kun jatkossa kunnan noin 300 työntekijää saavat palkkaotteen sähköisesti verkkopankkiinsa. Myös ajopäiväkirjat muuttuvat sähköisiksi.
Työ vähenee toimintojen sähköistymisen myötä. Tämä edellyttää, että hallinnossa työskentelevien toimenkuvia mietitään uudelleen. Työntekijätarve harkitaan tarkoin, kun työntekijöitä eläköityy tai siirtyy uusiin haasteisiin.
Ihan kaikkea ei voida ulkoistaa. Kuntaan täytyy jäädä talousasioiden osaamista. Mäenpää kuvailee, että vapautuvia resursseja ohjataan talouden analysointiin ja raportointiin. Mutta voimavaroja pitää olla myös tulevaisuuden suunnitteluun. Taloutta suunnitellen pystytään entistä paremmin ohjaamaan resurssien käyttöä.
Aiheesta tarkemmin torstaina Siikajokilaaksossa.
